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OPTIMISER MES TÂCHES DE NUMÉRISATION

Numériser des documents peut s’apparenter à une tâche longue et fastidieuse, chronophage et sans valeur ajoutée pour la personne en charge d’effectuer ces travaux. Libérez-vous de la contrainte avec nos moteurs de numérisation. Véritables compagnons de travail, leur objectif premier est de :

  • Rendre les travaux de numérisation plus simple et intuitifs

  • Automatiser en tout ou partie le classement des documents

  • Permettre la numérisation en lots

  • Supprimer les opérations de saisie (pour le nommage des fichiers et la création de l’arborescence)

  • Harmoniser le mode de classement des documents

  • Faciliter la recherche des documents numérisés

Aussi numériser, classer et archiver des documents vous prendra jusqu’à 2x moins de temps et vous serez jusqu’à 5x plus rapide pour retrouver vos documents dans votre arborescence de classement.

MON ESPACE DE TRAVAIL COLLABORATIF

Structurez, sécurisez et partagez toute l’information au sein de votre organisation. Avec nos solutions de gestion documentaires, faites tomber les frontières du bureau. Rendez vos données accessibles de manière sécurisée où que vous soyez. Libérez-vous de l’encombrement du papier. Profitez d’un puissant moteur de recherche pour retrouver vos informations simplement et efficacement. Informatisez vos processus (validation de congés payés, validation des factures fournisseurs, circuit de traitement des demandes d’intervention technique, etc…), afin d’accroitre la traçabilité et obtenir une vision plus claire de l’état d’avancement des dossiers et demandes au sein de votre organisation.

 

Pour en savoir plus (principales fonctionnalités) :

  • Centralisez l’ensemble de votre information

Numérisez et classez vos documents papier depuis l’écran tactile de votre système d’impression Konica Minolta

Archivez vos documents bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) et e-mails

(Outlook) depuis votre application Microsoft Office

Intégrez l’ensemble des documents métiers depuis votre progiciel (factures, devis, bulletins de paie…)

 

  • Consultez votre Information, en tout lieu et à tout moment

Accédez à vos documents classés précédemment, au travers d’une interface intuitive de Gestion Électronique de Documents 100 % web

Retrouvez tout fichier de manière instantanée grâce au moteur de recherche intelligent

Accédez sans contrainte à vos documents en mobilité depuis votre smartphone ou tablette

 

  • Gérez vos documents de manière simple

Synchronisez automatiquement vos fichiers entre votre ordinateur de bureau, vos dossiers OpenBee™ en ligne et vos périphériques mobiles

Disposez d’un tableau de bord (Dashboard) vous délivrant une vue globale des tâches à réaliser (validation, mise à jour, consultation…)

Définissez des alertes sur vos documents stratégiques (contrats…) pour être automatiquement averti pour tout besoin de mise à jour ou de renouvellement

 

  • Partagez vos données en toute confidentialité

Configurez facilement les autorisations au sein de votre organisation pour vous assurer que chaque utilisateur dispose du bon droit d’accès aux informations

Partagez / envoyez vos documents de manière instantanée avec vos contacts par lien sécurisé, intégrant un mot de passe et une date d’expiration

Créez facilement un intranet / extranet sécurisé pour partager en ligne vos documents avec vos collaborateurs, clients, partenaires…

 

  • Automatisez vos processus de distribution et de validation de documents

Simplifiez les tâches de révision et d’approbation de documents entre vos services par la mise en ligne de circuits de validation (workflow)

Donnez la possibilité à vos collaborateurs itinérants de faire signer tout document (devis, BL…) directement depuis leurs périphériques mobiles

Dématérialisez la distribution de vos factures clients, bulletins de paie… et affranchissez-vous des coûts de communication de documents au format papier

 

  • Conservez vos données en toute sécurité

Chiffrez vos dossiers et fichiers en AES 256 bits et protégez-vous contre les accès non autorisés

Évitez toute fuite d’informations confidentielles par une gestion fine des droits d’impression, de téléchargement, de partage, et par l’apposition de filigranes sur les documents

Mettez en œuvre une politique d’authentification forte et assurez-vous que seules les personnes autorisées peuvent accéder à l’information

 
 

PROTÉGER MON PATRIMOINE NUMÉRIQUE

Pour protéger leurs données informatiques, les entreprises et organisations utilisent encore majoritairement des supports physiques (bandes, DLT, LTO, clés USB, disques durs externes...) Or, ces méthodes de sauvegarde présentent de nombreuses limites

La télé-sauvegarde, automatique et externalisée, reste le seul moyen de garantir aux entreprises une restauration rapide et complète de leurs données en cas de sinistre informatique et d’assurer, en plus d’une sécurité totale, une reprise immédiate d’activité en cas de catastrophe.

Vos garanties :

  • Une sauvegarde 100% automatique, cryptée et externalisée

  • Qui s’installe sur tous les environnements clients (Windows, Linux...)

  • Qui sauvegarde toutes les données critiques (fichiers, bases de données, messagerie...)

et qui permet un redémarrage d’activité rapide en cas de sinistre informatique

 

MES FAX EN DÉMATÉRIALISÉ

Il y a un besoin croissant de la part des entreprises d'intégrer le trafic de fax dans les workflows et les processus numériques de l’Entreprise. Le Fax demeure un média important, souvent essentiels aux entreprises, et son importance ne diminue en rien. De plus, l’arrêt des lignes analogiques bientôt en France entraîne une migration vers une solution Fax2Mail/Mail2Fax telle que KoMiFax. KoMiFax est un service intelligent hébergé et sécurisé en France de télécopie qui vous permet d'envoyer des fax directement à partir de votre messagerie ou de votre Multifonction.

 

Tous les avantages d'un serveur de télécopie sans serveur de fax, les avantages d’un fax machine sans machine. Les fax sont émis et reçus directement dans votre messagerie mail. Tout votre trafic de fax entrant et sortant est numérisé et sauvegardé de façon sécurisée (https) avec le service KoMiFax. Cette interface sécurisée (Https) et intuitive, permets de consulter, émettre, travailler, éditer, stocker…les fax très simplement depuis connexion internet. La puissance et la portée juridique du fax deviennent une partie de votre flux numérique. Gardez votre numéro de fax existant et réalisez d'importantes économies de coûts grâce à la technologie Cloud et les solutions Konica Minolta (plus d’abonnement téléphonique, suppression des matériels et du « hard », sécurisation des fax et aucune adhérence sur le réseau du client…).

 

En vous abonnant au service KoMiFax, les communications de votre Entreprise et les coûts associés deviennent totalement transparents. Avec sa capacité illimitée, l'intégration avec vos appareils multifonctions Konica Minolta et l'intégration avec votre e-mail et les applications métier, KoMiFax est la solution de Fax2Mail/Mail2Fax la plus performante du marché.

 

CONVERTIR MES FICHIERS DE TRAVAIL

Grâce à Unity Document Suite, chaque collaborateur bénéficie d’une suite applicative complète pour gérer ses documents à demeure (PC utilisateur, serveur SharePoint…) ou dans le Cloud.

 

Dématérialisation de documents papier (individuelle ou par lots de documents)

Traitement et conversion automatique de documents sur le poste utilisateur (vers formats MS Office, PDF éditable/OCR)

Edition et traitement de PDF complet

Organisation de fichiers sur le PC utilisateur

Fusion de documents d’origine et de formats variables

 

GÉRER MES FONDS DE PAGES

MultixPDFShaker est la meilleure solution pour :

  • Créer simplement formulaires & pré-imprimés de qualité

  • Adapter rapidement et à la demande, des contenants et contenus

  • Etre libre dans la gestion de ses documents (conception, stockage, impression)

  • Ne plus être dépendants de moyens d’impression propriétaires

  • Bénéficier du meilleur coût de gestion de ses documents

Le logiciel agit comme une imprimante virtuelle sur les postes utilisateurs et permet de gérer au mieux les stratégies d’impression définies par l’organisation. Aussi, vous pourrez éviter d’avoir recours à un imprimeur pour vos papiers à entête. MultixPDFShaker le gère pour vous.